Guide d'utilisation TacTacFact
Découvrez comment utiliser TacTacFact pour suivre votre temps, gérer vos projets et optimiser votre facturation.
Introduction à TacTacFact
TacTacFact est un outil simple et puissant conçu pour les freelances et les consultants qui souhaitent suivre leur temps de travail, organiser leurs projets et générer facilement des factures.
Suivi du temps
Enregistrez facilement votre temps passé sur chaque tâche. Utilisez le chronomètre intégré ou saisissez vos durées manuellement.
Gestion de projets
Organisez vos tâches par projet. Définissez des taux horaires spécifiques pour chaque client ou projet.
Exportation et facturation
Générez des exports pour vos factures en quelques clics. Filtrez par période ou par projet pour une facturation précise.
Rapports et statistiques
Analysez votre activité avec des graphiques et statistiques détaillés. Suivez vos performances et votre rentabilité.
Saisie rapide
Utilisez un lien unique pour enregistrer vos tâches rapidement, sans avoir à vous connecter à chaque fois.
Responsive et adaptatif
Utilisez TacTacFact sur tous vos appareils : ordinateur, tablette ou smartphone. L'interface s'adapte automatiquement.
Bon à savoir
TacTacFact est entièrement gratuit et ne nécessite aucun paiement. Toutes les fonctionnalités sont accessibles sans restriction après votre inscription.
Créer un compte
Pour commencer à utiliser TacTacFact, vous devez créer un compte gratuit. Voici comment procéder :
Accéder à la page d'inscription
Sur la page d'accueil, cliquez sur le bouton "S'inscrire gratuitement" dans le coin supérieur droit.
Remplir le formulaire d'inscription
Saisissez vos informations :
- Nom d'utilisateur (3 caractères minimum)
- Email (sera utilisé pour vous connecter)
- Mot de passe (6 caractères minimum)
- Accepter les conditions d'utilisation
Valider votre inscription
Cliquez sur le bouton "Créer mon compte" pour finaliser votre inscription. Vous serez automatiquement connecté et redirigé vers votre tableau de bord.
Astuce
TacTacFact utilise Gravatar pour afficher votre avatar. Pour personnaliser votre avatar, inscrivez-vous sur Gravatar avec la même adresse email que celle utilisée pour TacTacFact.
Tableau de bord
Le tableau de bord est votre point d'entrée dans TacTacFact. Il vous donne une vue d'ensemble de votre activité et un accès rapide aux principales fonctionnalités.
Éléments du tableau de bord
- Statistiques rapides : Visualisez votre temps passé aujourd'hui, vos montants et le nombre de tâches en attente.
- Tâches récentes : Accédez rapidement à vos dernières tâches enregistrées.
- Graphique d'activité : Suivez l'évolution de votre activité sur les 7 derniers jours.
- Actions rapides : Boutons pour ajouter une tâche, créer un projet, etc.
- Lien de saisie rapide : Accédez à votre lien personnalisé pour saisir des tâches sans vous connecter.
Astuce
Le lien de saisie rapide du tableau de bord peut être copié et utilisé sur d'autres appareils. C'est très pratique pour enregistrer rapidement une tâche depuis votre téléphone par exemple.
Créer un projet
Les projets vous permettent d'organiser vos tâches et de définir des taux horaires spécifiques pour chaque client ou type de travail.
Accéder à la page des projets
Cliquez sur "Projets" dans le menu principal, puis sur le bouton "Nouveau projet".
Remplir les informations du projet
Saisissez les informations nécessaires :
- Nom du projet : Nom du client ou du projet
- Taux horaire : Montant facturé par heure pour ce projet
- Couleur : Pour identifier visuellement le projet
- Projet actif : Décochez si vous souhaitez archiver le projet
Enregistrer le projet
Cliquez sur "Enregistrer" pour créer le projet. Il sera immédiatement disponible pour l'attribution de tâches.
Important
Le taux horaire défini pour un projet sera utilisé pour calculer automatiquement les montants des tâches associées à ce projet. Vous pouvez toujours ajuster manuellement le montant lors de la saisie d'une tâche.
Gérer les projets
La page Projets vous permet de visualiser, modifier, filtrer et supprimer vos projets.
Filtrer et trier les projets
En haut de la page Projets, vous trouverez des options pour :
- Rechercher : Filtrer les projets par nom
- Filtrer par statut : Afficher uniquement les projets actifs ou inactifs
- Trier : Organiser les projets par nom, date, taux horaire, etc.
Actions sur les projets
Pour chaque projet, plusieurs actions sont disponibles :
- Modifier : Changer le nom, le taux horaire, la couleur ou le statut
- Voir les tâches : Afficher toutes les tâches associées à ce projet
- Supprimer : Retirer le projet (attention aux tâches associées)
Attention
La suppression d'un projet contenant des tâches nécessitera une confirmation. Par défaut, vous ne pouvez pas supprimer un projet contenant des tâches exportées, sauf si vous activez cette option dans les paramètres financiers.
Ajouter une tâche
Les tâches représentent le temps que vous passez sur vos différentes activités professionnelles. Voici comment les enregistrer :
Accéder au formulaire de création
Cliquez sur "Tâches" dans le menu principal, puis sur le bouton "Nouvelle tâche".
Remplir les détails de la tâche
- Description : Décrivez le travail effectué
- Date : Date de réalisation de la tâche
- Projet : Sélectionnez le projet associé (facultatif)
- Temps passé : Saisissez le temps ou utilisez le chronomètre
Montant et enregistrement
Le montant est calculé automatiquement selon le taux horaire du projet (ou le taux par défaut). Vous pouvez le modifier manuellement si nécessaire en cochant l'option "Modifier le montant".
Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder la tâche.
Utiliser le chronomètre
Pour un suivi en temps réel, cliquez sur "Démarrer le chronomètre" avant de commencer votre travail. Le temps sera automatiquement comptabilisé. Cliquez sur "Arrêter" lorsque vous avez terminé.
Saisie rapide
La saisie rapide est une fonctionnalité unique qui vous permet d'enregistrer des tâches sans avoir à vous connecter à votre compte. C'est idéal pour une utilisation mobile ou rapide.
Obtenir votre lien de saisie rapide
- Sur le tableau de bord, repérez la section "Lien de saisie rapide"
- Copiez le lien affiché ou cliquez sur "Ouvrir" pour l'utiliser directement
- Vous pouvez aussi trouver ce lien dans votre profil
Utiliser la saisie rapide
L'interface de saisie rapide est simplifiée et vous permet de :
- Décrire votre tâche
- Sélectionner un projet
- Saisir le temps passé ou utiliser le chronomètre intégré
- Saisir un montant (optionnel)
- Ajouter des notes supplémentaires (optionnel)
Astuce
Ajoutez ce lien à vos favoris ou à l'écran d'accueil de votre smartphone pour y accéder instantanément lorsque vous avez besoin d'enregistrer du temps.
Sécurité
Ne partagez jamais votre lien de saisie rapide avec d'autres personnes. Il leur permettrait d'accéder à votre compte et d'ajouter des tâches en votre nom. Vous pouvez regénérer ce lien à tout moment depuis votre profil si nécessaire.
Gérer les tâches
La page Tâches vous permet de visualiser, filtrer, modifier et supprimer toutes vos activités enregistrées.
Filtrer et rechercher des tâches
Utilisez les options de filtrage en haut de la page pour :
- Rechercher : Filtrer par mot-clé dans les descriptions
- Projet : Afficher uniquement les tâches d'un projet spécifique
- Statut : Filtrer par "En attente" ou "Exporté"
- Période : Définir une plage de dates
Actions sur les tâches
Pour chaque tâche, vous pouvez :
- Modifier : Changer la description, le projet, la date, le temps ou le montant (uniquement pour les tâches non exportées)
- Supprimer : Retirer la tâche (attention aux tâches exportées)
Actions groupées
Vous pouvez également sélectionner plusieurs tâches à la fois pour :
- Exporter : Créer un export contenant les tâches sélectionnées
- Supprimer : Supprimer plusieurs tâches en une seule opération
Attention
Par défaut, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des tâches qui ont déjà été exportées. Cette restriction est en place pour maintenir l'intégrité de vos factures. Vous pouvez néanmoins activer l'option "Autoriser la suppression des tâches exportées" dans les paramètres financiers si nécessaire.
Créer un export
Les exports vous permettent de regrouper des tâches pour la facturation. Voici comment créer un export :
Accéder à la page des exports
Cliquez sur "Rapports" dans le menu, puis sur l'onglet "Nouvel export".
Sélectionner les tâches
Utilisez les filtres disponibles pour affiner la liste des tâches :
- Filtrer par projet
- Définir une période (du... au...)
- Cochez les tâches que vous souhaitez inclure dans l'export (vous pouvez utiliser "Sélectionner tout")
Créer l'export
Un résumé affiche le nombre de tâches sélectionnées, le temps total et le montant total. Vérifiez ces informations, puis cliquez sur "Créer l'export".
Bon à savoir
Une fois exportées, les tâches sont marquées comme "Exportées" et ne peuvent plus être modifiées par défaut. Cela garantit la cohérence entre vos exports et vos tâches.
Gérer les exports
L'onglet "Exports existants" vous permet de consulter, imprimer et gérer tous vos exports.
Actions sur les exports
Pour chaque export, vous pouvez :
- Voir : Consulter le détail de l'export avec la liste des tâches incluses
- Imprimer : Générer une version imprimable de l'export (peut servir de facture)
- Supprimer : Retirer l'export (cela libère les tâches associées qui redeviennent modifiables)
Détail d'un export
En visualisant un export, vous aurez accès à :
- La date de création de l'export
- Le nombre total de tâches incluses
- Le temps total comptabilisé
- Le montant total à facturer
- La liste détaillée de toutes les tâches avec leurs descriptions, dates, temps et montants
Impression et facturation
L'option d'impression d'un export peut être utilisée pour générer une facture simple. Les paramètres de facturation (nom de l'entreprise, adresse, etc.) sont configurables dans les paramètres de votre compte.
Statistiques et rapports
TacTacFact vous offre des outils d'analyse pour suivre votre activité et votre rentabilité. La page "Rapports" vous donne accès à différentes statistiques :
Résumé global
- Nombre total de tâches
- Temps total travaillé
- Montant total généré
- Montant moyen par tâche
Graphiques d'analyse
- Activité journalière : Évolution de votre temps de travail et de vos montants par jour
- Répartition par projet : Diagramme circulaire montrant la répartition de votre activité entre les différents projets
- Évolution mensuelle : Suivi de votre activité sur l'année
Analyse par projet
Pour chaque projet actif, vous obtenez :
- Le nombre de tâches
- Le temps total passé
- Le montant total généré
- Le montant moyen par tâche
Astuce
Utilisez régulièrement les rapports pour identifier vos projets les plus rentables et optimiser votre gestion du temps.
Personnaliser les rapports
Vous pouvez personnaliser les rapports pour obtenir exactement les informations dont vous avez besoin.
Filtres disponibles
- Période : Semaine en cours, Mois en cours, Trimestre en cours, Année en cours ou Période personnalisée
- Projet : Filtrer les statistiques pour un projet spécifique
Exporter les données
Les données des rapports peuvent être exportées pour une utilisation externe :
- Impression des rapports
- Partage avec vos clients ou votre comptable
Analyse avancée
Pour une analyse plus approfondie, vous pouvez utiliser différentes périodes comparatives (ce mois-ci vs le mois dernier) pour identifier des tendances dans votre activité.
Paramètres du profil
La page Profil vous permet de gérer vos informations personnelles et votre sécurité.
Informations de base
Vous pouvez modifier :
- Nom d'utilisateur
- Adresse email (utilisée pour la connexion et l'avatar Gravatar)
Sécurité
- Changement de mot de passe : Vous devez fournir votre mot de passe actuel pour définir un nouveau mot de passe
- Lien de saisie rapide : Visualiser, copier ou regénérer votre lien unique
Important
La regénération de votre lien de saisie rapide invalide immédiatement l'ancien lien. Si vous l'avez enregistré ailleurs (favoris, application mobile), vous devrez le mettre à jour.
Paramètres généraux
Les paramètres généraux vous permettent de personnaliser l'interface et le comportement de TacTacFact selon vos préférences.
Format d'affichage
- Format de date : Choisissez parmi différents formats (AAAA-MM-JJ, JJ/MM/AAAA, etc.)
- Format d'heure : 24h ou 12h avec AM/PM
- Thème de l'interface : Clair, sombre ou automatique (selon les préférences de votre système)
Notifications
- Notifications d'expiration des tâches : Recevoir des alertes pour les tâches qui approchent de leur date limite
- Rappels de facturation : Être notifié des tâches non facturées
Personnalisation
Prenez le temps de configurer ces paramètres dès le début pour une expérience optimale adaptée à vos habitudes de travail.
Paramètres financiers
Les paramètres financiers définissent comment TacTacFact calcule et présente les aspects monétaires de votre travail.
Paramètres de base
- Taux horaire par défaut : Montant appliqué lorsqu'aucun projet n'est spécifié
- Devise : Euro (€), Dollar américain ($), Livre sterling (£), etc.
Options fiscales
- Taux de TVA par défaut : Pourcentage utilisé pour les factures
- Inclure la TVA dans les rapports : Afficher les montants HT et TTC
- Arrondir les montants : Arrondir au centième le plus proche
Options de sécurité
- Autoriser la suppression des tâches exportées : Option à activer temporairement pour corriger des erreurs dans des tâches déjà exportées
Attention
L'option "Autoriser la suppression des tâches exportées" doit être utilisée avec précaution. Elle permet de supprimer des tâches déjà incluses dans des factures ou des exports. Il est recommandé de la désactiver immédiatement après usage pour éviter les suppressions accidentelles.
Paramètres de facturation
- Préfixe des factures : Format personnalisé pour vos numéros de facture
- Informations de l'entreprise : Nom, adresse, téléphone, email, numéro de TVA/SIRET
- Délai de paiement : Nombre de jours accordés pour le règlement
- Notes de bas de facture : Texte personnalisé apparaissant sur toutes vos factures